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毎年年賀状を送る人は必読!住所録のスマートな管理方法とは

今年こそは

年賀状の季節になると、宛名書きの作業に数日間かかることもあります。やっと投函しても、正月をすぎると、不在通知や、間違って同じ人に送ってしまったり、さらには同姓同名で添え文が逆になってしまったり、毎年失敗の数々です。
日頃は忙しいので、住所録の管理もしていないのが原因ですが、毎年同じ失敗を繰り返すのは、ばからしいので、一念発起住所録の管理に挑戦したいと思いますが、どんなやり方がいいのか少し整理してみたいと思います。

パソコンソフトを選ぶ

住所録管理は、住所録の入力という作業が欠かせません。本当は、バーコードのように、住所をなぞると自動で入力できれば良いのですが、残念ながらOCRソフトはもう少し実用化にはステップがあるようです。
最近はやりのAI技術が利用できるようになると、だいぶ楽になるのですが、まずは、できることからやってみたいと思います。住所録管理ができて、はがきの宛名印刷もできるソフトと言えば、「筆ぐるめ」「筆まめ」などの定番年賀状ソフトがあります。
定番年賀状ソフトは住所録管理に加えて、豊富な姓名用の外字が揃っているので、珍しい名前の方も登録できます。住所録管理に加えて、年賀状や暑中見舞いなどの受発信記録や郵便番号による住所自動入力機能、クラウド機能など多機能ソフトになっています。
さらに、印刷機能では、宛名印刷での自動レイアウト機能や、年賀状の豊富なデザインやテンプレートが用意されているので、パソコンがあまり得意でない人でも、簡単に操作することができます。

フリーソフトも充実

住所管理ソフトはフリーソフトもたくさん存在します。シンプルな住所管理だけでなく、宛名印刷や、デザイン機能なども用意されています。
「Aprint」は住所管理機能や宛名印刷機能を持ったフリーソフトですが、データがCSV形式で保存されているため、Excelなどの表計算ソフトでもデータ修正などができます。
フリーソフトは、将来市販ソフトや他のフリーソフトに乗り換えることも考えると、Excelか、CSV形式で書き出しができるソフトを選ぶのが良いと思います。
「はがき作家12Free」は名簿管理とはがき印刷に対応したフリーソフトです。バンドルされているテンプレートを印刷する場合は、有料版の「はがき作家12 Professional」を購入する必要があります。
名簿管理はグループ設定やメールアドレスなど多様な機能を持っています。直接、年賀状や喪中はがきなどの印刷サービスへの発注が可能です。
ソフトを選ぶ時には、データをExcelかCSVでアウトプットできるソフトにすると、他のソフトへの移管などに便利です。macは以前はフリーソフトがあまりありませんでしたが、Vectorなどのフリーソフトのサイトを見ると、だいぶ増えてきたようです。

ExcelやWordを利用した住所管理と宛名印刷

住所管理や宛名印刷などの専用ソフトを利用しなくても、日頃利用しているExcelやWordなどを利用すれば、専用ソフトのような便利な機能はありませんが、こつこつと入力すれば立派な住所録が完成します。
表計算ソフトの機能を利用すれば、検索やソーティングなどもでき、表で一覧できるのも便利です。Excelで作成しておけば、宛名印刷ソフトなどにデータを読み込むことで、本格的な宛名印刷ができますが、Wordを使って宛名印刷をすることもできます。
Word、Excelといった汎用のOfficeソフトはほとんどのコンピュータにインストールされているので、データを持ち運んで利用する時は便利です。普段利用しているGmailの連絡先を利用して住所管理をする方法もあります。いつも利用しているメールソフトなので情報の一元化には最適です。

スマホのアプリを利用

年賀はがきの発売元である日本郵便は、WEBアプリ、パソコンソフト、スマホアプリで「はがきデザインキット」を提供しています。スマホ版の「はがきデザインキット」は、住所録の機能はありませんが、パソコン版やWEB版は住所録の取り込みや編集が可能です。
スマホのアプリで人気なのは、Brotherの「年賀状プリント」や、年賀状をカメラ撮影すると自動で住所録を作成できる「ガシャポ」、宛名管理や宛名印刷のできる「筆まめアドレス帳」などがあります。

まとめ

住所管理はアナログの手帳でもできますが、機能面ではパソコン、アプリ版が勝ります。また、一度データ化すれば、更新は楽なので、是非一度トライしてください。

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