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年賀状について

ビジネス年賀状はどこまで送るべきか

暗黙のルールを見つけましょう

年末は新入社員や異動などで新しい職場に配属され、仕事になんとなく慣れてくる時期ですが、この時期になると年賀状を職場として出すことになります。当たり前のように年賀状を渡されて、どうしたら良いか戸惑うこともあると思います。
今回は、職場の年賀状のマナーについて整理したいと思いいます。
ビジネスにおける年賀状をどのように捉えたら良いでしょうか。年賀状は日本の文化として定着していますが、ビジネスにおいては、それぞれの企業、部門で考え方が違ってきますので、まずは、企業、部門の考え方を把握する必要があります。
企業によっては虚礼廃止で中元歳暮から年賀状まで、一切の活動を自粛している企業もあります。まずは、上司や同僚に、会社として年賀状に対して、どのようなポリシーを持っているのか確認する必要があります。また、同じ会社の中でも営業部門とスタッフ部門では考え方も異なります。
多くの場合、これらのルールは明確に文章化されておらず、暗黙知として、部門メンバーに共有化されていることが多いので、初めての部署では、先輩などに確認する必要があります。

社内メンバーへの年賀状

年賀状の季節になると部門所属者の住所録が配布されることがあります。このような場合は、部門として年賀状のやり取りを行っているということです。どこまで出すかについては、先輩にアドバイスをもらいましょう。
基本は直属上司、そして同じ課やグループのメンバーには送ります。ある人には送り、ある人には送らないというのはあまり適切ではありません。もちろん、自分は年賀状を送らないという信念を持っている方は、自分の信念まで変える必要はありませんが、その理由をメンバーに理解してもらうことが大切です。
正月に年賀状が配達され、思いもよらない人から年賀状が届いて、あわてて対応しても、ぎりぎり松の内に届くのが実状です。既に会社も始動しており、恥をかかないように、その会社、部門の基本ルールを確認しましょう。特に上司や部門長の方が、どのようにしているかは押さえておく必要があります。

得意先や取引先への対応

顧客や取引先に対する年賀状は、しっかり状況を把握した上で、やり取りを行います。一通62円とはいえ、大事な会社の予算です。基本的な考え方を共有した上で効果的な対応をしましょう。
一般的に会社は1月4日あるいは5日から始まります。会社に届いた大量の年賀状が、担当部門や担当者に届くのは、早くて初日の午後からになります。出していない取引先からの年賀状を把握するのは、翌日以降になることもあります。くれぐれも出し忘れのないように、メンバー間で調整しましょう。
同じ会社から、何枚も年賀状が届くのは、あまり適切ではありません。部門間の調整などを行い、なるべく連名や代表者名での送付が基本ですが、取引を拡大したい時などは、ダブっても想いを伝えるための大切なツールになります。
会社で用意された年賀状の場合、賀詞程度の簡単な挨拶文しか用意されていません。そのまま送ったのでは、事務的に処理しているなという印象を与えてしまいます。一言添え文を加えることで、熱意や想いをアピールしましょう。

誰宛に送るのか

ビジネス年賀状の宛先は基本的に、いつもお世話になっている方に出すのが原則です。普段お付き合いのない会社の代表者名で出しても、あまり意味はありません。また、宛先を連名で出すのも控えた方が良いでしょう。
また、古い名刺で送付すると、肩書きや部署が変更になっている場合もあります。結構気にするひとも多いので、正確な情報を把握しましょう。特に先方の名前だけは間違いないようにしましょう。

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